1、各个团队要安排专人收集、整理和管理资料档案，团队内部各成员的一些文件都汇集到管理员处备档。查索文件直接对接档案资料管理员，避免跟大量他方团队成员对接，浪费时间和精力。
3、在办公软件版本无法统一的情况下，由于办公软件都能向下兼容，而不能向上兼容，因此，各团队在输出用于交流协作的文件时，要输出低版本的文件，保证文件在各人手上都能通用。
5、一些文件会更新，因参与者不同，会不断产生更新版本，为了让各团队的成员能方便及时地识别更新文件，应以时间等为先后标识做文件版本号。
7、越来越多人群采用移动设备办公，因此，文件共享也需要顾及文件在PC客户端和移动客户端的传输，照顾到文件在手机等移动设备上的阅读操作。
